El objetivo de una carta de reclamación de deuda es, obviamente, cobrar, y para conseguir nuestro objetivo necesitamos una estrategia eficaz.
En primer lugar debemos asegurarnos que el retraso en el pago no responde a una actitud intencionada del deudor.
A continuación te explicamos cómo escribir una carta de cobros para recuperar la deuda.
¿Cómo se escribe una carta para recuperar deudas?
Establecer una relación de empatía con el destinatario de la carta es fundamental.
Para ello debes utilizar un lenguaje positivo y evitar mensajes de desconfianza. También es interesante argumentar las ventajas de un pago rápido.
Estos son los datos básicos que debes incluir en tu carta de cobro:
- Fecha y número de pedido o factura objeto de reclamación.
- Productos o servicios adquiridos u ofrecidos.
- Cantidad impagada.
- Fecha de vencimiento de pago.
Cobrar una deuda es un proceso con varias etapas
Si no consigues que el deudor pague con una llamada o email en tono amistoso es probable que necesites enviar varias comunicaciones.
La carta de cobro forma parte de un proceso que pasa por varias etapas:
1. La primera notificación puede ser enviarle la factura impagada con un sello del vencimiento de la fecha de pago. Y lo acompañas con una breve nota recordando que tiene la factura pendiente.
A modo de ejemplo este podría ser un buen texto para una primera comunicación:
Le adjuntamos copia de nuestra factura */2021 por importe de 2000 € emitida el pasado 7 de enero correspondiente a los servicios prestados en materia de ****.
Hasta la fecha no hemos recibido el ingreso de la factura, por lo que le rogamos que lo haga efectivo lo antes posible.
2. La segunda carta también debe ser breve y estar escrita en un tono amable incitando al pago. Es una variación de la primera pero el objetivo que persigue sigue siendo el mismo: recordar el atraso de un pago.
Para una segunda carta, este podría ser un buen texto:
El motivo de esta carta es recordarles el pago de nuestra factura número */2021 por importe de 2000 € emitida con fecha 7 de enero pasado.
Por si se hubiera traspapelado la copia que le enviamos el día ** de enero, le adjuntamos nuevamente una copia de la factura impagada y le rogamos que nos abone su importe lo más pronto posible.
3. La tercera y cuarta comunicación serán más largas que las anteriores haciendo alusión al interés común, la justicia o la colaboración entre ambas partes.
En estas comunicaciones tu tono debe ser más apremiante y persuasivo.
De acuerdo con la conversación telefónica que acabamos de mantener, le confirmo que nuestra factura */2021 de fecha 7 de enero por importe de 2000 €, no ha sido aún satisfecha, a pesar de las cartas que les hemos enviado en fechas ** de enero y ** de febrero.
Como sabe, nuestros servicios para ****** prestados el pasado mes de diciembre de 2020 fueron contratados por su Gerente D. Fulanito, quien nos expresó su satisfacción con los trabajos que llevamos a cabo.
Estamos convencidos que el retraso en el pago de una factura de un colaborador que trabaja con ustedes habitualmente y que les presta unos servicios que consideran satisfactorios debe deberse a un motivo razonable y no intencionado.
Por ello le proponemos que se pongan en contacto con nosotros para ver de qué forma podemos solucionar esta incómoda situación.
Les aseguramos que, sobre la base de nuestras buenas relaciones que hemos mantenido en el tiempo, estamos abiertos a comprender su situación y planteamiento y a colaborar en la búsqueda de una solución beneficiosa para ambos.
No obstante, no nos queda otra que rogarles nuevamente que nos abonen el importe de la factura sin más demora.
4. Finalmente, sugerimos la puesta en marcha de acciones legales. Es importante que evites los términos ofensivos. No debes incurrir en un escrito agresivo que pueda inducir al deudor, a su vez, a tomar medidas legales.
En este caso, lo más conveniente es recurrir a los servicios de un abogado especializado en la reclamación de deudas para que redacte el contenido de la carta.
¿Qué estructura debe tener una carta de reclamación de deuda?
La estructura y tono de cada una de las cartas que forman parte del proceso de cobro dependen, en gran medida, de los siguientes aspectos:
- El tipo de relación con el deudor.
- La cantidad adeudada.
- La urgencia del cobro.
- La posibilidad de mantener a la empresa o particular deudores como clientes en el futuro.
- La frecuencia o excepcionalidad del retraso en relación con el cliente.
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