Documentos para reclamar una deuda impagada

Documentos para reclamar deuda

¿Eres acreedor de una deuda y quieres iniciar una reclamación?

Aquí te explicamos cuáles son los documentos necesarios para reclamar una deuda impagada.

El origen de la deuda puede ser muy variado. Por lo tanto, los documentos que acrediten la existencia de esa deuda también pueden ser variados.

Para reclamar una deuda con fundamento de Derecho debes tratar de acreditar tu derecho de cobro sobre la misma. Y por ello son importantes estos documentos.

En la gestión de impagados es muy importante tener a tu disposición la documentación que justifique:

  • Origen de la deuda.
  • Precio del producto o servicio.
  • Entrega del mismo al deudor.
  • Plazo del pago del precio acordado.
  • Importe impagado (que podría ser total o parcial).

Vamos a ver los documentos más habituales que se utilizan para reclamar deudas.

¿Cuál es la documentación más adecuada para reclamar un impago?

En una relación comercial, existen 4 documentos habituales que acreditan el derecho de cobro del acreedor.

  1. El contrato
  2. El pedido
  3. El albarán (o la carta de porte de la empresa de transporte)
  4. La factura

De estos cuatro documentos el más importante a efectos probatorios es el albarán firmado por el deudor. Si dispones del albarán firmado, el deudor nunca podrá eludir el pago de la deuda alegando que no recibió la mercancía.

Si no dispones del albarán (o no es habitual que lo uses en las operaciones de tu empresa), no te preocupes, puedes acreditar la existencia de la deuda a través del contrato firmado, la factura y otro documento que acredite que el encargo se ha realizado correctamente.

Contratos privados o pedidos

Existen múltiples opciones de contratos privados y acuerdos entre las partes que serán válidos siempre y cuando no sean contrarios a la Ley, a la buena fe y las costumbres.

Por ejemplo, son contratos privados: el contrato de compraventa, de prestación de servicios, un préstamo, reconocimiento de deuda, etc.

Para que el contrato nos sirva a la hora de presentar la reclamación es fundamental que en el contrato se recojan los datos de las partes, el objeto, el precio y la firma de todas las partes que intervienen.

Facturas y albaranes

Lo más habitual es utilizar la factura o albarán de entrega como documento para acreditar el impago de una deuda. 

Como decíamos, el albarán firmado por el deudor es el documento que te garantiza mayor seguridad probatoria para acreditar la existencia de una deuda.

La emisión de una factura no garantiza la realización y finalización del trabajo encargado en el contrato o presupuesto.

Como la factura es un documento privado emitido unilateralmente por el acreedor, en un procedimiento judicial, el deudor puede alegar que no se ha realizado el trabajo o que no está conforme con el mismo.

Por esta razón, es importante recopilar las pruebas que justifiquen la realización de los trabajos o el reconocimiento del deudor de la recepción del producto o servicio.

Otros documentos básicos para reclamar una deuda

A parte de los 4 documentos más habituales e importantes para acreditar la existencia de una deuda, existen otros documentos básicos que pueden servir de base para iniciar una reclamación:

  • Las condiciones generales de venta.
  • Presupuesto.
  • Factura pro-forma.
  • Documentos cambiarios de pago (cheque, pagaré...).

Ahora que ya sabes qué documentos necesitas para reclamar una deuda impagada, puedes tomar la prevención de utilizar estos documentos adecuadamente en tus relaciones comerciales.